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劍走偏鋒 以顏色制作占比堆積圖

CFan2018-11-14 09:13應用 標簽:技巧

在Excel中我們經常使用占比堆積圖來表達預算,每個部分支出占比等數據。默認占比堆積圖都是根據比例的大小來確定柱形長短或面積大小,然后簡單堆積在一起。其實在可視化設計流行的今天,我們還可以完全通過顏色及顏色的深淺來實現堆積圖。這樣不僅美觀,而且可視化效果更加突出。

比如下表是某單位各個部門報銷的招待費用,為了更直觀看到各個部門招待費用的占比堆積,現在就可以使用條件格式填充不同顏色單元格實現堆積圖。

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原始數據

首先對總的招待費用進行求和,接著在C2輸入公式“=(B2/B$7)*100%”,下拉公式后求出各單位招待費的各自占比數據。

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占比數據

選中E1:N10區域,點擊“開始→格式→行高”,設置為28,繼續設置列高為“4”。也就是選擇一個10*10單元格作為顏色堆積的填充區域。

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選擇填充區域

接著在E1輸入“0.91”,點擊“開始→填充→序列→等差數列”,步長值輸入“0.01”,終止值輸入1,點擊“確定”完成行數列的輸入。在E2輸入“0.81”,操作同上完成數列輸入,接著選中填充的兩行數列往下填充,完成所有數據的輸入。這里每個單元格對應一個百分比,初始E10=0.01(即1%),然后依次以1%為步長遞進直到100%,這樣原來招待費的百分占比就可以通過單元格表示。

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選擇填充區域

點擊“開始→條件格式→突出顯示單元格規則→其他規則”,在打開的窗口按選擇“只為包含以下內容的單元格設置格式”。在編輯規則說明下方選擇“單元格值”,“ 小于或等于”,然后在后方輸入公式“=SUM($C$3:$C$6”。繼續點擊“格式”,將填充格式設置為紅色。這里使用$符號對單元格進行絕對引用,表示如果單元格的值小于或等于C3:C6之和,那么就應用條件格式的設置。

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條件格式設置

繼續設置剩下3條規則,其他同上,公式依次為“=SUM($C$4:$C$6”、 “=SUM($C$5:$C$6”、 “=$C$6”。然后依次點擊“格式”,為不同規則設置不同的顏色,應用范圍全部設置為$E$1:$N$10,可以在管理規則中對所有規則進行依次的設置。

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 管理規則

點擊確定應用規則,這樣每個單元格就會按照上述的規則進行單元格的填充。為了數據更加美觀,選中E1:N10區域,右擊單元格選擇“設置單元格格式→數字→自定義”,在“類型”框輸入“;;;”(三個半角分數格式),表示隱藏單元格的數字格式。

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設置數字格式

現在返回單元格可以看到原來數字已經被全部隱藏,不同顏色的單元格實際對應的就是每個部門的百分占比,我們在更改實際數字的時候,不同占比單元格會同步發生變化。這樣通過不同顏色單元格數量就可以很方便的看到不同部門招待費的占比,為了更方便查看,還可以在單元格旁邊加上各個部門的文字說明,這樣的顏色堆積圖是不是可視化效果更好?

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 單元格樣式的堆積圖

可以看到靈活運用條件格式可以非常方便使用單元格來表示數字占比,我們還可以舉一反三做出更多圖形。比如可以直接使用數據條的方式來表示招待費用的占比。同上點擊“開始→條件格式→數據條→其他規則”,在打開的窗口選擇“基于各自值設置所有單元格的格式”,將類型的最小值和最大值全部設置為“數字”,值分別為0和1,條形圖的外觀選擇紅色和實形邊框。

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數據條設置

點擊確定后,可以看到在每個百分比數值后面都會添加一個和百分比數值對應的紅色數據條,通過數據條的長短就可以非常直觀看到數值的不同。

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使用數據條直接表示占比

 

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